ယခင်က HR လုပ်ငန်းများ အားလုံးနီးပါးကို HR ဌာနမှသာ ထိန်းချုပ်လုပ်ကိုင်လာခဲ့ကြသော်လည်း၊ ယခု အခါတွင် HR Software ကို အသုံးပြုခြင်းအားဖြင့် ဝန်ထမ်းများကလည်း ၎င်းတို့၏ ကိုယ်ရေးအချက် အလက်များအချို့ကို လိုအပ်သလို ပြင်ဆင်ထိန်းသိမ်းလာနိုင်ခြင်း၊ မန်နေဂျာများကလည်း ၎င်းတို့ ဝန်ထမ်းများ၏ လုပ်ငန်းဆိုင်ရာ အချက်အလက်များနှင့် အုပ်ချုပ်ရေးဆိုင်ရာ၊ ဖွံဖြိုးတိုးတက်ရေးဆိုင်ရာ ကိစ္စများကိုလိုအပ်သလို စီမံဆောင်ရွက်လာနိုင်ကြပါသည်။ အထူးသဖြင့် Sierra-Cedar အစီရင်ခံစာ အရ HR Software များကို အသုံးပြုခြင်းကြောင့် ထိခိုက်လွယ်သောဝန်ထမ်းများ၏ ဒေတာများကို ထိန်းချုပ်အသုံးပြုနိုင်သည့်အတွက် လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းအတွင်းရှိ ဝန်ထမ်းများ၏ လုပ်ကိုင်ဆောင် ရွက်နိုင်မှုစွမ်းရည်နှင့် မူဟန်ဓလေ့များကို စီမံလာနိုင်သည့် အကျိုးကျေးဇူးများစွာကိုရရှိလာကြသည်ဟု သိရှိရပါသည်။

လက်တွေ့၌လည်း HR Software ကို အသုံးပြုခြင်းကြောင့်ရရှိလာနိုင်သည့် အကျိုးကျေးဇူးများစွာ ရှိပါသည်။ ၎င်းတို့အနက် အဓိကကျသည့် အချက် (၁၁) ချက်ကိုအောက်တွင်ဖေါ်ပြပေးထားပါသည်။

၁။ Efficiency and productivity:

Sierra-Cedar ၏ သုတေသနပြုချက်များအရ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်း ၈၀ ရာခိုင်နှုန်းသည် အချက်အလက် စုဆောင်းရယူနိုင်ရန်အတွက် နှင့် ထိရောက်အကျိုးရှိသည့် လုပ်ငန်းစဉ်များ ထည့်သွင်း လုပ်ဆောင်ရန် HR Software များအား အသုံးပြုကြသည်ကို သိရှိရပါသည်။ HR ဝန်ထမ်းများအား အချိန်ကုန် သက်သာစေပြီး၊  အကျိုးရှိသည့် ကိစ္စများကို ပိုမိုအချိန်ပေးလာနိုင်ကာ အမှားအယွင်းများ လျော့ကျလာ စေနိုင်ခြင်းကြောင့် ခေတ်မှီသည့် HR Software များကို အသုံးပြုသည့် ကုမ္ပဏီများတွင် သိသာထင်ရှား သော အကျိုးရလဒ်များရရှိနေသည်ကို ထင်မှားသံသယ ဖြစ်စရာမလိုအပ်လှပါ။

၂။ Employee experience/morale:

Gallup ကုမ္ပဏီ၏ ၂၀၂၀ Employee Engagement စစ်တမ်းအရ အလုပ်မှာ စိတ်ရောကိုယ်ပါ နှစ် မြုတ်ပြီးလုပ်ကိုင်ကြသည့် ဝန်ထမ်း (engaged employees) ရာခိုင်နှုန်းသည် ပျှမ်းမျှ ၃၆ ရာခိုင်နှုန်းသာရှိသည်ဟု သိရပါသည်။ အထူးသဖြင့် လုပ်ငန်းအားဦးဆောင်ကြသည့် ခေါင်းဆောင်များ၌ ပို၍ပင် လျော့နည်းနေသည်ဟုသိရှိရပါသည်။ သို့ရာတွင် HR Software ၌ ဝန်ထမ်းများ၏ အတွေ့ အကြုံကို ပိုမိုကောင်းမွန်စေမည့် အရာများပါဝင်နေပါသည်။ ဥပမာ အားဖြင့် ပြောရလျှင် ဝန်ထမ်းများ၏ စိတ်ပါဝင်စားမှုကိုပုံမှန်တိုင်းတာပေးသည့် pulse survey များ၊ ဝန်ထမ်းများနှင့်အမြဲထိတွေ့စေကာ လုပ်ဖေါ်ကိုင်ဖက်အချင်းချင်း အသိအမှတ်ပြုစေနိုင်သည့်အစီအစဉ်များ၊ ဂိမ်းကစားခြင်းကဲ့သို့ အစီ အစဉ်များဖြင့် ဗဟုသုတများ မျှဝေနိုင်စေခြင်း စသည့် အရာများစွာပါဝင်လေ့ရှိပါသည်။

၃။ Employee development/retention:

Sierra-Cedar က ပြုလုပ်ခဲ့သည့် စစ်တမ်းအရဆိုလျှင် HR Software နှင့်ပတ်သက်ပြီး အကြီးမားဆုံး သော ရင်းနှီးမြုတ်နှံမှုသည်  talent management tools များအပေါ်တွင်ဖြစ်သည်ဟု သိရှိရပါသည်။ Recruiting, Onboarding , Performance Management စသည်တို့နှင့် ဆိုင်သည့်အရာများ အတွက်ဖြစ်ပါသည်။ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းများသည် ၎င်းတို့အတွက် အလုပ်လုပ်ပေးကြမည့် လူများ ကိုရှာဖွေကြဖို့အတွက် အချိန်များပေးရသည်ကို လွန်စွာအံ့ဩစရာအကြောင်းမရှိလှပါ။

SHRM ဟုအမည်ရသော The Society for Human Resources Management က ဝန်ထမ်းအသစ် များရှာဖွေရရှိကြရန်အတွက် စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတစ်ခုသည် အမေရိကန်ဒေါ်လာ ပျမ်းမျှ ၄၂၁၉ ခန့်သုံးစွဲခဲ့ရပြီး၊ လစ်လပ်ရာထူးတစ်ခုအားဖြည့်တင်းနိုင်ရန်အတွက် ရက်ပေါင်း ၄၂ ရက်ခန့် အချိန်ပေး ရတတ်ကြောင်းကို တင်ပြခဲ့ဖူးပါသည်။ လူများအားအလုပ်ခန့်အပ်နိုင်ရန် အရေးကြီးသည်ဟုဆိုနိုင် သော်လည်း၊ ၎င်းတို့ကို အလုပ်တွင်မြဲစေနိုင်ဖို့ရန်မှာ ပို၍အရေးကြီးလှသည်ဟုဆိုရပေမည်။ HR Software များပါရှိသည့် ဝန်ထမ်းအတွေ့အကြုံ၊ စိတ်ဓါတ်များကို ပိုမိုကောင်းစေမည့် အစီအစဉ်များက ဝန်ထမ်းမြဲစေမည့်ကိစ္စများအတွက် များစွာအထောက်အကူဖြစ်စေနိုင်ပါသည်။

၄။ Cost savings:

လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းများအတွက် လုပ်ခလစာနှင့်ခံစားခွင့်များပေးခြင်းကိစ္စ သည် အရေးကြီးသည့် ဦးစားပေးကိစ္စများဖြစ်ကြပါသည်။ HR management systems များက HR ဝန်ထမ်းများအတွက် ဝန်ထမ်းများ၏အတွေ့အကြုံကောင်းများကို မထိခိုက်စေပဲ ပိုမိုသက်သာကာ ပိုမိုထိ​ရောက်စွာလုပ်ကိုင် နိုင်မည့် နည်းလမ်းများအားဖြင့် အထောက်အကူပြုလျှက်ရှိပါသည်။ ဝန်ထမ်းများအတွက် အာမခံထား ရသည့်ကုန်ကျစရိတ်များ များလာသည်နှင့်အမျှ HR Software များအားဖြင့် ဝန်ထမ်းများ၏ ဒေတာ အချက်အလက်များကို ပိုမိုကောင်းမွန်စွာ ထိန်းသိမ်းအသုံးချနိုင်ခြင်းကြောင့် အာမခံနှုန်းထားများကို ပိုမိုကောင်းမွန်စွာ ရရှိလာစေရန် ဆွေးနွေးညှိနှိုင်းမှုများပြုလုပ်လာနိုင်စေပါသည်။

၅။ Reduced errors:

HR Software များအသုံးပြုပြီး လုပ်ခလစာများအားတွက်ချက်ခြင်းသည် အသေးစားစီးပွားရေးလုပ်ငန်း များအတွက် အကျိုးရှိစေသည့် အရာတစ်ခုဟု ဆိုနိုင်ပါသည်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် system ကိုအသုံးမပြုပဲ လက်ဖြင့်သာဒေတာများအားရိုက်ထည့်နေခြင်းသည် လုပ်ခလစာတွက်ချက်ခြင်းများ တွင် အမှားများစွာကို ဖြစ်စေနိုင်သည့် အကြောင်းရင်းတစ်ခု ဖြစ်သောကြောင့်ဖြစ်ပါသည်။ ထို့အပြင် လက်ဖြင့် ဒေတာများအားရိုက်ထည့်ခြင်းကြောင့်ဖြစ်ပေါ်လာသည့်အမှားများအား ပြင်ဆင်ရသည့် အတွက်လည်း အချိန်များ ပိုပြီးကုန်စေနိုင်ပါသည်။

၆။ Regulatory compliance:

စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတစ်ခုအနေနှင့် နိုင်ငံတော်က သတ်မှတ်ထားသည့် တရားဥပဒေ၊ စည်းမျဉ်းစည်းကမ်း များနှင့်အညီ လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်နိုင်ဖို့ရန်လည်း လွန်စွာ အရေးကြီးလှပါသည်။ HR Software များကို အသုံးချပြီး ၎င်းလိုအပ်ချက်များကို စောင့်ကြည့်လုပ်ကိုင်ခြင်းအားဖြင့် အောင်မြင်မှု ၆၉ ရာခိုင်နှုန်း ခန့်ရှိသည်ဟု Sierra-Cedar ၏ စစ်တမ်း အစီရင်ခံစာ ဖေါ်ပြချက်တွင် တွေ့ရှိရပါသည်။

၇။ Attendance monitoring:

အလုပ်တက်၊အလုပ်ဆင်းမှတ်တမ်းများကို လိမ်လည်အလွဲသုံးစားလုပ်သည့် ကိစ္စများမှာဖြစ်လေ့ရှိပြီး၊ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းများအား ကုန်ကျစရိတ်ကိုများပြားလာစေနိုင်ပါသည်။ နေ့လည်စာ စားချိန်ကို အချိန်ဆွဲခြင်းမှအစ အခြားသူတစ်ယောက်အတွက် ကိုယ်စားအလုပ်တက်၊အလုပ်ဆင်းမှတ်တမ်းများ ယူပေးခြင်းအထိ ပါဝင်တတ်ပါသည်။ HR Software များက လက်ဗွေစနစ်ဖြင့် အလုပ်တက်၊ အလုပ်ဆင်းမှတ်တမ်းယူစေနိုင်ခြင်းကြောင့် အဆိုပါ မလိုလားအပ်သည့် အလေအလွင့်ဖြစ်မှုများ လျော့နည်းကျဆင်းလာစေနိုင်ပါသည်။

၈။ Simplified benefits administration:

ဝန်ထမ်းများ၏ ခံစားခွင်များကို ပုံစံချကာစီမံဆောင်ရွက်ရခြင်း ကိစ္စများသည် အသေးစာကုမ္ပဏီများ အတွက်ပင်လျှင် ခက်ခဲနေနိုင်ပါသည်။ ၎င်းကိစ္စများအတွက် စာရွက်စာတမ်းများ ဖြည့်စွက်ထိန်းသိမ်း ရခြင်းအလုပ်သည် ကြီးမားသည့် စိန်ခေါ်မှုများဟု ဆိုနိုင်ပါသည်။ သို့ရာတွင် အဆိုပါ လုပ်ငန်းကိစ္စများ အတွက် HR Software များကို အသုံးချခြင်းအားဖြင့် ဝန်ထမ်းများမှလည်း ကိုယ်တိုင်ပါဝင်လုပ်ကိုင် ရသည့် Employee Self-Service များရရှိစေပြီး ၎င်းတို့နှင့် သက်ဆိုင်ရာ အချက်အလက်များ ဖြည့်စွက် တောင်းဆိုခြင်းများပြုလုပ်လာနိုင်ကာ ပိုမိုတိကျလာပြီး အချိန်ကုန်သက်သာလာစေနိုင်ပါသည်။

၉။ Data security:

HR သည် internal communications team နှင့်အတူပူးပေါင်းကာ သက်ဆိုင်ရာ ဒေတာလုံခြုံရေး ဆိုင်ရာမူဝါဒများကို အချိန်နှင့်တစ်ပြေးညီ ကိုက်ညီနေအောင်လုပ်ဆောင်နေဖို့လိုပါသည်။ ထို့အပြင် ဝန်ထမ်းများသည်လည်း သံသယရှိဖွယ် အီးလ်မေးများကို ခွဲခြားသိရှိနိုင်ကာ မည်သို့တုန့်ပြန်ရမည်ကို လည်း သိရှိနေစေရန် ဆောင်ရွက်ထားဖို့လိုအပ်ပါသည်။ HR software များ၏ လုပ်ငန်းစဉ်များသည် လက်ရှိမူဝါဒများနှင့်ကိုက်ညီနေကြပြီး၊ ဝန်ထမ်းများမှလည်း သိရှိကြောင်း လက်မှတ်ထိုးထား ကြရပါသည်။ HR ဖက်မှလည်း ဝန်ထမ်းများအား ရာထူးတာဝန်အလိုက် HR Software အတွင်း လုပ်ပိုင် ခွင့်များကို ကန့်သတ်ထိန်းချုပ်ထားနိုင်ပါသည်။ ထိုကဲ့သို့ စီမံဆောင်ရွက်ခြင်းအားဖြင့် အခွင့်မရှိဘဲ ဒေတာများကို ဝင်ရောက်ကြည့်ရှုခွင့် မရှိနိုင်စေရန် တားစီးထားနိုင်သဖြင့် ဒေတာလုံခြုံရေးကို ပိုပြီးလုံခြုံ စေလာပါသည်။

၁၀။ Metrics:

ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာလေ့လာသုံးသပ်မှုများအတွက် အတိုင်းအတာအချက်အလက်များရယူခြင်းကိစ္စသည် HR ကုန်ကျစရိတ်စီမံခန့်ခွဲမှု၊ ဆုံးရှုံးနိုင်ခြေများကိုစီမံခန့်ခွဲခြင်းကိစ္စများအားလိုက်နာခြင်းနှင့် ဝန်ထမ်းများ၏ ထိတွေ့ဆက်ဆံမှုအတွက် အရေးကြီးလှပါသည်။ ၎င်းအတိုင်းအတာအချက်အလက်များကို အများဆုံး ပေးနိုင်မည့်နေရာသည် HR Software ပင် ဖြစ်ပါသည်။ HR များသည် ဒေတာများကို အသုံးပြုပြီး အနာဂတ်ကာလအတွက် ဝန်ထမ်းအင်အားလိုအပ်ချက်များအား စီမံပြင်ဆင်ဆောင်ရွက်မှုနှင့် အရေးပါ သည့်ရာထူးတာဝန်များ၏ အလုပ်ထွက်နှုန်းများကို ခန့်မှန်းခြင်းတို့အားဆောင်ရွက်ကြပါသည်။ တိကျ သောဒေတာများနှင့် ၎င်းတို့ကို အချိန်နှင့်တစ်ပြေးညီ ကြည့်ရှုနိုင်ခြင်းသည် စီပွားရေးလုပ်ငန်း များအတွက် အကျိုးရှိပါသည်။

၁၁။ Improved decision-making:

HR ပညာရှင်တွေသည် အုပ်ချုပ်ရေးတာဝန်များအပေါ်အချိန်များစွာမပေးကြရဘဲ၊ နေ့စဉ် ဝန်ထမ်း ရေးရာကိစ္စများ၊ လုပ်ခလစာပေးခြင်းကိစ္စများနှင့် အခြားသော ခံစားခွင့်ကိစ္စများကို ယုံကြည်စိတ်ချစွာ မျက်နှာလွှဲနိုင်မည်ဆိုပါက၊ ၎င်းတို့သည် ဝန်ထမ်းအတွေ့အကြုံ အလုံးစုံကို ပိုမိုကောင်းမွန်စေရန် အာရုံစိုက်လာနိုင်ပါလိမ့်မည်။ ထိုကဲ့သို့လုပ်ဆောင်နိုင်စေရန် HR Software က အထောက်အကူ ပေးပါသည်။

ယခုရှင်းပြခဲ့သည့်အရာများကို အကျဉ်းချုပ်ရမည်ဆိုပါလျှင် ကုမ္ပဏီတစ်ခုရှိ HR ဌာနတွင် များပြား လှသော လုပ်ငန်းကိစ္စများ များစွာရှိပါသည်။ HR လုပ်ငန်းတာဝန်များသည် သာမာန်ဝန်ထမ်းများနှင့် မန်နေဂျာများအတွက် ရှင်းလင်း၊ လွယ်ကူ၊ ထိရောက်ရန်အရေးကြီးပါသည်။ ထို့အပြင် နည်းပညာ အပြောင်းအလဲသည်လည်း လက်ရှိအပြောင်းအလဲများအထဲမှတစ်ခုပင်ဖြစ်ပါသည်။ အဆိုပါ  နည်း ပညာအပြောင်းအလဲကို အသုံးပြုကာ HR တို့၏ များပြားလှသော လုပ်ငန်းကိစ္စများကို ရှင်းလင်း၊ လွယ်ကူ၊ ထိရောက်စွာ လုပ်ကိုင်နိုင်ပါသည်။ နည်းပညာ အပြောင်းအလဲ တစ်ခုဖြစ်သည့် HR Software များကို အသုံးပြုလာနိုင်ခြင်းအားဖြင့် စီးပွားရေးလုပ်ငန်းများအတွက် လွန်စွာမှ အကျိုးရှိလှကြောင်း ရှင်း ပြပေးခဲ့ခြင်းဖြစ်ပါသည်။ ထို့ကြောင့် မိမိတို့၏ ကုမ္ပဏီတွင် HR Software များကို အသုံးပြုခြင်း မရှိသေးပါက၊ စတင်အသုံးပြုကြည့်ကြဖို့ရန် တိုက်တွန်းလိုက်ရပါသည်။